איך לתפור מסמכים עם חוט?

תגיות: #קרֶפּ #מצעים

פירוק לא מכוון של מסמכים, זיוף, סירוב לבדוק או לאחסן, החזרת בקשות שלא נבדקו - אלו רק חלק מההשלכות של תיעוד פנימי ששיטתי לא נכון. כדי למנוע קנסות ומקרים לא רצויים אחרים, עליך לנקוט בגישה אחראית לארגון הקושחה.

תקנות המסדירות את הנורמות של תפירת מסמכים בחוטים

אין GOST המכיל תיאור מפורט של ההליך. GOST R 51141-98 "עבודה משרדית וארכיון" אינו מתייחס לנושא הקושחה, אם כי מקורות מסוימים מתייחסים אליו בטעות. למעשה אתה צריך להיות מונחה באופן בלעדי על ידי האמנה הפנימית של הארגון, ההנחיות הסטנדרטיות לעבודה משרדית משנת 2005 והזמנה מס' 76 של הארכיון הפדרלי (מדצמבר 2009). מידע בעל עניין מובא בסעיף 3.5.3 ובנספח מס' 24.

מה צריך כדי לשרוך את הסדינים?

לביצוע ההליך יש להכיר תחילה את התיעוד הנלווה, ורק לאחר מכן להמשיך לבחירת הכלים. יתרה מכך, סוגם תלוי לעיתים קרובות בעובי ובחשיבות של מסמך מסוים. לכן, בעת טיפול בניירות דקים מאוד, קל יותר להשתמש במחט; עם אלה בגודל בינוני, קל יותר להשתמש במחורר. הידוק של תיקיות נפחיות וצפופות מתבצע בהשתתפות מברג וחבל עבה במידה.

בדרך כלל, קושחה מותקנת באמצעות הפריטים וההתקנים הבאים:

מחורר;
מספריים;
קובץ תפר;
חוטים או צמה;
מַחַט;
מַרצֵעַ;
דֶבֶק.

לעיתים משתמשים במקדחה ליצירת חורים בטומים עבים במיוחד. למרות זאת השימוש בו דורש זהירות, מיומנות וקוטר מקדחה נכון. באשר לדבק, הכללים פשוטים ביותר. גומי אסור, מכיוון שניתן להדפיס אותו על גיליונות אחרים. אפשרויות טובות: הדפסה רגילה PVA, קזאין וסיליקט. לכל אחד יש את החוזקות והחולשות שלו, אבל בסך הכל כולם שווים זה לזה בערך.

חָשׁוּב! דבק סיליקט משאיר אחריו קרום צהוב, והעיפרון אינו מספק את רמת הקיבוע הדרושה להגנה.

יש גם דרישות מיוחדות לחוטים. הֵם צריך להיות עבה בינוני, עמיד מאוד ולא זורם. טייפ מיילר עומד בקריטריונים אלה. אם זה חסר, כדאי להשתמש בחוט קשה. כותנה מתאימה גם, אבל רק אם היא מקופלת פעמים רבות (לעיבוי ולהגברת עמידות הקרעים).

חָשׁוּב! השיטה הידנית באמצעות חוט אינה הפתרון האפשרי היחיד. מכונות ומכונות מיוחדות הומצאו לתפירה.חלקם מהדקים יריעות בודדות עם קפיץ, פלסטיק או מתכת (האפשרות הראשונה קלה לביטול התפירה). אחרים מספקים הדבקה ללא תפרים.

הוראות שלב אחר שלב כיצד לתפור מסמכים בחוט

ההבדל העיקרי בין השיטות הוא מספר החורים והמרחק ביניהם. על פי קריטריון זה, שיטות המיועדות ל-2, 3, 4 ו-5 חורים מובחנים. לפעמים נעשה שימוש בגרסה זוויתית נוספת של הקושחה. עם זאת, הוא מתאים למספר מצומצם של מסמכים (לא לקבצים ודוחות).

בשני חורים

האפשרות הפשוטה ביותר. מתאים לטיפול בניירות פנימיות שלא יוגשו לאחר מכן לעיון רשויות חיצוניות.

אלגוריתם של פעולות:

להדפיס את המסמך, לארגן את הגיליונות;
אגרוף חורים עם אגרוף חורים;
פְּתִיל;
ליצור קשר על החוט (לא צריך להיות בצד הקדמי);
לחתוך סדין מקובץ התפירה;
הדבק אותו על הקשר כך שקצוות החבל לא יהיו מכוסים לחלוטין (הם צריכים להסתיים נמוך יותר);
למלא את גיליון הקושחה.

הפריטים שיש למלא כבר מודפסים על גיליון הקושחה. כל שנותר הוא לעשות כתובות בעלות האופי המתאים. צבע הדבקה מומלץ: כחול או שחור. בדרך כלל נושא זה מוסדר על ידי תקנים שנקבעו בארגון עצמו.. אם אין מסמך כזה, העבודה מתבצעת בעט כחול.

אם אין דף תפרים, גזרו פיסת נייר לבן בגודל 3X5 ס"מ. לאחר מכן, הדביקו אותה ושימו את הכיתוב "תפור וממוספר". כמו כן, מצוין מספר העמודים, פרטיו וחתימתו של האחראי והתאריך. יש חותם למעלה.

חָשׁוּב! ניתן להשתמש בטביעת שעווה במקום אטימה, אך היא נחשבת לצורת מילוי מיושנת ופחות אמינה.

שלושה פנצ'רים

מלכתחילה, כדאי למפות היכן בדיוק ימוקמו החורים. באופן אידיאלי הם חייבים להיות ממורכזים אלא אם כן נדרש אחרת. הם צריכים להיות גם במרחק שווה אחד מהשני. יש למקם אותם בקצה השמאלי של המסמך.

ייצוג שלב אחר שלב של התהליך:

לעשות ניקוב עם מחט בדיוק באמצע הקצה השמאלי של הסדין (המחט נכנסת מהצד האחורי ויוצאת מהצד הקדמי);
לבצע ניקור שני (המחט נכנסת מהצד הקדמי של המסמך ויוצאת מאחור);
לעשות דקירה שלישית (המחט נכנסת מהצד האחורי ויוצאת מהצד הקדמי);
הכנס מחדש את המחט לחור מס' 1;
לקשור קשר (להשאיר לפחות 7 ס"מ מהחוט);
הדבק את גיליון הקושחה;
לְהַבטִיחַ.

בארבע

רצף שלבים:

יצירת חורים;
הכנסת המחט מהצד ההפוך (היא צריכה להיכנס לחור 2, סופרים מימין לשמאל);
השחלת מחט והשחלה לחור אחד מימין;
ואז החוט נשלח שוב לחור השני מימין;
לאחר מכן המחט נשלחת לחור השלישי מימין;
לאחר מכן עברו לפנצ'ר השמאלי הקיצוני;
לחזור לחור 3;
קח אותו לצד השני ותעשה קשר.

בעת יצירת קשר, אתה צריך לוודא שהחוט לא יפול בשום אזור. היא צריכה לתקן את הדפים בצורה הדוקה ומסודרת.

בחמש

טכניקה זו משמשת לעתים רחוקות ביותר. בדרך כלל רשויות הפיקוח והרגולציה מסתפקות באפשרות עם 3–4 חורים. עלייה ל-5 מצביעה על כך שהניירות המדוברים הם מסמכים בעלי אחריות קפדנית וחשיבות עליונה. כך למשל מטפלים בכמה דוחות מס.

חָשׁוּב! אם יש 5 חורים, יש לגזור את המלבן המודבק מנייר טישו, ולמקם את החורים במרחק של 5 ס"מ אחד מהשני.

רצף החדרת המחט בהתאם למספר החור (ניתן לספור מכל קצה):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

בשלב זה, החוט חייב להיות מאובטח עם קשר.

לפינה

את הצ'רטר וכמה ניירות של ענף המסחר ניתן לתפור בשיטת הפינה. בשיטה זו נוצר חור בודד עם אגרוף חור בפינה השמאלית העליונה. מושחל לתוכו סרט (40 ס"מ) מקופל לשניים. הכנס אותו בצורה כזו שהחלק האמצעי המעוגל נמצא בצד האחורי, והקצוות נמצאים בצד הקדמי.

לאחר מכן, מושחלים את הזנבות לתוך הלולאה. זה יוצר קשר. יש להזיז אותו לצד הלא קדמי של המסמך ולאבטח אותו בעזרת פיסת נייר מלבנית. על פיסת הנייר הם כותבים:

תפור, ממוספר;
מספר גיליונות (אותיות ומספרים, האחרון צריך להיות בסוגריים);
ראשי התיבות של העובד יחד עם החתימה (האחרונה מגיעה ראשונה, הפענוח שלה מצוין אחרי).

דרישות להכנת מסמכים כרוכים

אין לתפור באמצעות מהדק, דבק או מהדקי נייר. הם אינם מספקים את רמת ההגנה המתאימה: עם שיטות הידוק כאלה, אתה יכול להסיר בשקט את אלמנט ההידוק, להסיר את הסדינים, להחליף אותם או להוסיף חדשים. אם מבקר, שירות מס או גוף רגולטורי אחר רואה מסמך תפור בצורה זו, לארגון עלולות להיות בעיות מסוגים שונים, החל בסירוב לקבל דוחות וכלה בהצבת אולטימטום לתיקון מיידי של כל הניירות החשובים בארכיון.

חָשׁוּב! אם אתה מטיל ספק בכישורים שלך או שאתה מתמודד עם הצורך לחדש נפח גדול של מסמכים, הגיוני לפנות לאנשי מקצוע לעזרה. שירותים מסוג זה ניתנים על ידי ארכיונים ובתי דפוס. יחד עם זאת, אין צורך להמתין לביצוע מיידי של הצו בשל עומס העבודה בארגונים. יש להם הרבה עבודה במיוחד בתקופת הגשת דוחות ותעודות.

מספר החורים למעשה משחק תפקיד חשוב. בעת קביעת המספר הנדרש, כדאי להתחיל מחשיבות החוזה. התיעוד הפשוט ביותר מבחינת תוכן הוא תפור עם 2 חורים, ותיעוד יקר במיוחד עם 5 חורים.

המרחק בין החורים נלקח גם בחשבון. האפשרות הטובה ביותר: כל אחד מהם ממוקם במרחק של 3 ס"מ מהקודם. כדי לעמוד בדרישה, מתבצע יישור הכנה: הם מתכננים מראש היכן צריך לעשות את החורים. למרות זאת קווים נשלטים לא תמיד עוזרים. לדוגמה, חורים מוטים מתרחשים לעתים קרובות בעת תיוק מסמכים או מגזינים עבים מאוד. כאשר עובדים איתם, עליך להשתמש במרצע ולפעול בזהירות רבה. עדיף להשחיל את החוט המשמש למחט - זה יעזור להחדרה נכונה ומדויקת.

תשומת לב רבה מוקדשת למספור עמודים. נקודות מפתח בנושא:

משתמשים בספרות ערביות;
המספרים מסודרים בסדר עולה;
מיקום: פינה ימנית עליונה;
אסור שהמספר יעבור מעבר לקצה הגיליון;
גם בקשות כפופות למספור;
סוג מספור עבור היישום: רציף;
כאשר מצרף מכתב, הדוח נעשה החל מהמעטפה (המספר הראשון מונח עליה);
כל עמוד במכתב ממוספר בהתאם לסדר ההצגה;
בעבודה עם מקרה המוצג במספר כרכים, התוכן של כל אחד מהם ממוספר בנפרד.

מיוחד גם הדפסה דורשת גישה. זה חייב להיות מותקן אחרון ובאופן כזה שהוא בו זמנית על גיליון הקושחה ועל המסמך. אם ליזם בודד אין חותם אישי, אז הוא יכול לדלג על שלב זה.

חָשׁוּב! אם לאחר מכן המסמך מוכנס לתיקיה, אין צורך להדביק את הגיליון "תפור, ממוספר, חתום" בגב התיקיה. המקום הנכון לכך הוא הצד האחורי של הגיליון התפור האחרון.

בעת מילוי דף התפירה, אין צורך לקצוץ. כל פיסת מידע צריכה להיות קלה לקריאה. גם קיצורים אסורים. בנוסף, כדאי לעצב את הערך כך שיעבור הן על גבי המסמך והן על גבי מלבן הנייר המודבק.